善管注意義務違反といわれない
セキュリティ対策を提供します

当社の保守サービス5年以上ご利用いただいているお客様で、技術スタッフが「PC監視サービス」を数年前からお勧めしていました。
しかしながら、当該不動産会社の社長様は、「従業員を信頼している」との理由で、従業員が会社の機密情報や重要情報にアクセスすることを制限するサービスやPC監視サービスなどには一切関心をお持ちではありませんでした。

ある時、従業員が独立をする際、「顧客情報」と「契約書のひな形」のデータをUSBデータにコピーして独立したことがわかりました。
「顧客情報」や「契約書のひな形」をコピーして独立したことがわかったのは、独立した人間がある同僚を「一緒に独立しよう！」と誘ったことからでした。 その同僚となる従業員は、勧誘の際に「顧客情報」と「契約書のひな形」を持ち出したことを聞いて、社長に報告をしてくれたそうです。

その社長は不正競争防止法などで、その独立した社員を訴えようと考えて弁護士にも相談したようですが、
弁護士から
「証拠がないと争えない」
との理由で、訴えることをあきらめたそうです。

あの時、○○さん（当社技術スタッフ）の言うことを聞いておけばよかったと悔しがってもおられました。

このような事もあり、PC監視サービス（Step2）を導入頂くことになりました。
PC監視サービスは、特定の顧客情報にアクセスさせないとか、コピーした際、または、印刷した際にログ（記録）が残ります。
特定の顧客情報等の機密情報をコピーさせないことは言うまでもありませんが、どうしてもコピーを許可しなければならない場合は、そのログ（記録）を残すことで、万が一の時の証拠にもなります。

PC監視サービス（内部情報流出対策ソフト）の導入をご提案しました。
まず、会社の「人事・経理情報と個別契約書関連」、「誰もが見られる情報」「顧客情報」と大きく3タイプに分けました。また、顧客情報については、各チームのリーダーが見られる情報を制限し、リーダーであっても自分の担当する顧客の情報しか見えないようにしました。

また、リーダー以外のテレアポスタッフや営業スタッフは、分けられた顧客情報は閲覧できるもののコピーは出来ないように制限することで、顧客情報を盗み取られないようにしました。

契約書のひな形については、販売しているものについては誰もが契約書のひな形をコピーできるようすることで業務を効率化できるようにし、特別な契約書や覚書については、 人事と経理情報については、もともと、ネットワークを別にしていたので、営業チームが人事・経理情報等の機密にアクセスすることは出来ませんでしたが、個別契約書関連の情報については、人事・経理部からもアクセスできるようにすることで、それらのデータに不正にアクセスしようとすると、その記録（ログ）が人事・経理部と社長をはじめとした取締役に通知が行くような設定を行いました。

システムを導入することで、関係ない人間が機密にアクセスしようとしていることがわかりました。
誤操作と言うことも考えられるので、大事にはせずに、
「関係のない情報（ファイル）にはアクセスしないように！」
との指示を出していますが、常に、いつ、誰が、どのファイルにアクセスしているかをチェックしていることは伝えていない為、未だに、不正アクセスを試みる社員もいるとのことでした。

弊社技術スタッフが、その社長に
「何故、機密情報等にはアクセスしないよう、厳重に注意しないのですか？」
とお尋ねしたところ、
「そういうことをする人間をしっかりチェックしておくためだよ（笑）」
とのことでした。

少々怖い話ですが、情報流出の多くは内部の人間が原因であることが一番多いと言われています。
信じないからPC監視をするのではなく、信じたいからPC監視をするのかもしれません。